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B2-88 · Write polite requests and objections to an authority

Formal correspondence

Use the fixed phrases of official letters and Konjunktiv II to make polite requests and lodge objections.

About 5 minutes to read · 12 quiz questions

A man sits at a kitchen table with a blank official letter, an envelope and a laptop, carefully writing a reply.

01

Fixed phrases in an official letter

Official letters follow fixed patterns. Start with Sehr geehrte Frau … or Sehr geehrter Herr …, refer to the earlier letter with sich beziehen auf, and end with Mit freundlichen Grüßen. Always use Sie and Ihr, written with a capital letter.

Sehr geehrte Frau Becker, vielen Dank für Ihr Schreiben vom 3. März.

Dear Ms Becker, thank you for your letter of 3 March.

Ich beziehe mich auf Ihren Bescheid vom 12. Mai.

I am writing with reference to your decision of 12 May.

Bitte geben Sie in Ihrer Antwort das Aktenzeichen an.

Please quote the file reference number in your reply.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

I am happy to answer any questions.

Der Bescheid is an official decision, das Aktenzeichen the file reference number and das Schreiben a letter. Sehr geehrter is used for a man, sehr geehrte for a woman. Zur Verfügung stehen takes the dative: Ihnen.

02

Polite requests with Konjunktiv II

Konjunktiv II makes requests in formal letters more polite: Könnten Sie …?, Ich wäre Ihnen dankbar, wenn …, Wären Sie so freundlich, … zu …? and Ich würde mich über … freuen. Neutral forms such as Können Sie …? are correct but sound more direct, and du forms are far too informal for an authority.

Könnten Sie mir bitte die Unterlagen zuschicken?

Could you please send me the documents?

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie die Frist verlängern könnten.

I would be grateful if you could extend the deadline.

Wären Sie so freundlich, mir einen neuen Termin zu nennen?

Would you be so kind as to give me a new appointment?

Ich würde mich über eine baldige Antwort freuen.

I would appreciate an early reply.

Dankbar takes the dative: Ich wäre Ihnen dankbar. In the wenn clause the modal goes to the end: wenn Sie die Frist verlängern könnten. Die Frist means deadline and die Unterlagen documents.

03

Objections with Konjunktiv II of the past

To object to a decision, formal letters use Hiermit lege ich Widerspruch gegen … ein. To criticise politely, use Konjunktiv II of the past: Ich hätte erwartet, dass …, Es wäre hilfreich gewesen, wenn … . This tells the reader what should have happened without sounding rude.

Es wäre hilfreich gewesen, wenn Sie mir die Gründe ___.
Ich bitte Sie, meinen Antrag erneut ___.
Hiermit ___ Widerspruch gegen Ihren Bescheid vom 12. Mai ein.

Hiermit lege ich Widerspruch gegen Ihren Bescheid vom 12. Mai ein.

I hereby lodge an objection to your decision of 12 May.

Ich hätte erwartet, dass Sie mich rechtzeitig informieren.

I would have expected you to inform me in good time.

Es wäre hilfreich gewesen, wenn Sie mir die Gründe genannt hätten.

It would have been helpful if you had told me the reasons.

Ich bitte Sie, meinen Antrag erneut zu prüfen.

I ask you to review my application again.

Widerspruch einlegen (to lodge an objection) is a fixed phrase, and ein goes to the end of the clause. Der Antrag means application. Ich bitte Sie, … zu … is a polite but firm request.

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